Управление наличными и инкассация
Инкассация и управление наличными в целом — это одно из наиболее затратных и в то же время сложноорганизованных направлений в работе любого банка.
По мере развития новых технологий мы всё реже пользуемся наличными деньгами, и это неудивительно — в мире, где большинство товаров можно оплатить с помощью карты, электронного перевода или бесконтактного платежа, привычным купюрам и монетам, как кажется, совсем нет места.
Пальма первенства в вопросе полной цифровизации денежного оборота принадлежит развитым странам. Так, например, Роберт Бергквист, старший экономист банка SEB в комментарии изданию Dagens industri отмечает, что в 2023 году в Швеции доля наличных денег в обращении составила всего 1,2%.
По данным экономистов Международного валютного фонда, эта тенденция носит глобальный характер. Как отмечают Танай Каопаронг и Дэвид Хамфри в своём исследовании 2022 года, доля наличных денег в обороте крупнейших мировых экономик ежегодно сокращается на 1,7%. Кстати, в списке этих стран есть и Россия.
Тем не менее, говорить о полном отказе от наличных нельзя — в первую очередь потому что уровень цифрового покрытия может быть разным даже в рамках одной и той же страны. Так, например, по данным контрольно-кассовой техники за 2021 год, доля безналичных платежей составила 86% в Москве и 68% за пределами столицы. В ситуации, когда для подавляющего числа жителей страны бумажные деньги составляют треть общего оборота, мгновенный отказ от наличных физически неосуществим.
Более того, изъять наличные деньги из обихода подчас не способна даже цифровизация. К примеру, Китай занимает первое место в мире по использованию электронных денег согласно рейтингу EY, однако даже в высокотехнологичном Гонконге около 5% населения вообще не имеет банковского счёта и пользуется исключительно бумажными деньгами. Подчас позиции наличных защищает государство: так, в 2023 году канцлер Австрии предложил закрепить возможность расплачиваться наличными деньгами в конституции страны.
Для банков ситуация, складывающаяся вокруг наличных, выглядит неоднозначно: с одной стороны, доля бумажных денег в обороте падает, с другой стороны — население продолжает ими пользоваться. Таким образом, инкассация остаётся неотъемлемой частью работы банка, но, с учётом снижения объёма бумажных денег, расходы на неё могут быть непропорционально велики.
Проблемы инкассации и управления наличными
Для банка бумажные деньги — замороженный актив: пока наличные средства лежат в банкомате, они не участвуют в финансовых операциях и не приносят банку прибыль. Более того, пока деньги находятся в банкомате, на них начисляется плата за фондирование. Таким образом, своевременная инкассация выгодна для банка: чем меньше времени деньги проведут в банкомате, тем быстрее их можно задействовать в работе.
Тем не менее, инкассационные работы, как правило, обходятся банку очень дорого. Вне зависимости от того, пользуется банк услугами инкассационной компании или располагает собственной службой инкассации, ему предстоят внушительные расходы уже на этапе подготовки бригады к выезду:
1. Затраты на персонал
Бригада инкассаторов в обязательном порядке должна включать в себя водителя-инкассатора, не менее одного обычного инкассатора и двух вооруженных охранников. Чем больше объём работы, тем больше сотрудников может потребоваться в процессе инкассации.
2. Затраты на оборудование
Для безопасности процесса инкассации члены инкассационной бригады нуждаются в дорогостоящем оборудовании: экипировка инкассторов включает в себя специальную форму, бронежилеты и огнестрельное оружие.
3. Затраты на транспорт
Для перевозки денег используется специальный транспорт: как правило, это крытые бронированные фургоны не ниже третьего класса защиты. Внутри каждого автомобиля должны быть размещены сейфы и другие необходимые для инкассации средства транспортировки ценных объектов, также он должен быть оснащён опознавательными знаками и системой оповещения банка в случае нападения.
Три перечисленных фактора обеспечивают безопасность перевозимой наличности и составляют значительную долю стоимости инкассационных работ. Экономия на безопасности может обернуться для банка большими потерями, поэтому сокращать затраты на экипировку бригады и транспорта в большинстве случаев оказывается нецелесообразно. Однако это далеко не всё.
Помимо фиксированной суммы, в которую закладываются расходы на подготовку бригады, объём затрат на инкассацию определяется и другими факторами — теми, на которые банк может легко повлиять при наличии соответствующих цифровых решений. К таким факторам относятся эффективность графика инкассации, качество маршрутизации и многое другое.
График инкассационной бригады
Эффективность расписания инкассаторов напрямую влияет на то, какими будут затраты на инкассацию в долгосрочной перспективе, поскольку банку приходится оплачивать каждый выезд инкассаторов. Кроме того, чем больше выездов совершает бригада, тем выше расход топлива и износ транспорта. Даже если стоимость разового обслуживания одного банкомата сравнительно невысока, со временем незначительные издержки могут превратиться в существенную сумму.
Для наглядности представим себе гипотетический банк, у которого есть 1000 банкоматов по всей стране. Предположим, что разовый выезд команды инкассаторов стоит 5000 рублей. Таким образом, получается, что если каждый банкомат в течение года будет обслужен без надобности хотя бы один раз, то в конце года сумма ненужных издержек составит 5 миллионов рублей.
График выездов инкассационной бригады зачастую составляется вручную: сотрудник банка отслеживает объём наличности в банкоматах в учётной системе и выбирает дату для инкассации, руководствуясь внутренними правилами и собственным опытом. На практике такой подход может существенно влиять на эффективность расписания.
Составление графика работы инкассаторов — монотонная работа с большим количеством однотипной информации. Чем больше повторяющихся операций приходится совершать сотруднику, тем выше вероятность совершить ошибку по причине усталости или невнимательности.
Для того, чтобы составить оптимальное расписание инкассации, нужно проанализировать уровень наличных в каждом банкомате, мысленно составить прогноз внесений в ближайшие дни и на основе этого выбрать наиболее подходящий день для выезда инкассаторов. Эту операцию нужно проделать для каждого из банкоматов, количество которых может достигать нескольких тысяч, при этом держа в уме задачу маршрутизации. Человеческий разум неспособен решать задачи такого уровня — тем более, если это нужно сделать в течение рабочего дня.
На практике ситуации, в которых сотруднику приходится выбирать дату инкассации, могут быть самыми разнообразными.
Предположим, что у банка имеется несколько банкоматов в аэропорту и ещё несколько — в торговом центре неподалёку. В одном из банкоматов, расположенных в аэропорту, заканчиваются наличные. Стоит ли заодно пополнить запас наличных в других банкоматах в аэропорту? Стоит ли бригаде инкассаторов по пути обслужить банкоматы в торговом центре, чтобы в ближайшие дни не планировать повторную поездку в этот район? Как решить вопрос маршрутизации? Что выгоднее? Что быстрее?
Для того, чтобы с уверенностью ответить на эти вопросы, требуются основательные расчёты, в то время как сотруднику банка приходится принимать решение быстро, рассматривая ситуацию поверхностно и полагаясь на собственные умозрительные выводы. Такой подход неизбежно приводит к неточностям в расписании инкассации, которые со временем приводят к увеличению издержек.
Маршрутизация инкассации
Затраты на логистику также влияют на конечную стоимость инкассации, поскольку эффективная маршрутизация может существенно сократить транспортные расходы.
Чем меньше времени бригада проводит в пути, чем ниже расход топлива и износ транспорта. Следовательно, при составлении расписания инкассации нужно руководствоваться не только прогнозируемым запасом наличных, но и качеством маршрутизации.
В процессе маршрутизации необходимо учитывать временные окна, в противном случае сотрудники инкассационной службы не смогут соблюдать составленный график. Чем больше сбоев в расписании инкассации, тем выше затраты на дополнительные выезды, и тем сложнее планировать дальнейшую работу.
При составлении маршрутного листа для инкассационной бригады нужно учитывать множество деталей: расположение и последовательность объектов, которые нужно обслужить, продолжительность работ в каждой точке маршрута, наличие парковочных мест и многое другое. Все эти детали влияют на то, сможет ли бригада инкассаторов уложиться в составленный график. Если не учесть их при маршрутизации, расписание окажется неэффективным.
Составляя маршруты для команды инкассаторов, необходимо учитывать фактор случайности: пробки, внезапные дорожные работы, изменения в работе площадки, где расположен банкомат, — в реальном мире может произойти всё, что угодно. Динамическая маршрутизация поможет учитывать эти изменения в режиме реального времени, в противном случае график инкассации может быть сорван.
Зачастую маршрутизация, как и составление расписания инкассации, осуществляется в ручном режиме. Для ручной маршрутизации характерны те же самые узкие места, о которых мы говорили, перечисляя недостатки ручного управления расписанием инкассаторов:
Планирование маршрутов инкассации представляет из себя однообразный труд, в процессе выполнения которой легко допустить ошибку. Более того, при наличии большого количества объектов, требующих обслуживания, маршрутизация может занимать большое количество рабочего времени — вплоть до нескольких часов непрерывной работы.
Для того, чтобы составить эффективные маршруты, необходимо учитывать множество деталей, влияющих на выполнимость расписания бригады и общий объём расходов на инкассацию. В большинстве случаев при ручной маршрутизации это физически неосуществимо, особенно при большом количестве точек и в условиях ограниченного времени.
Иными словами, использование ручной маршрутизации может приводить к существенным временным и финансовым издержкам, особенно в долгосрочной перспективе.
Как сократить расходы на инкассацию?
Прогнозируйте поступление наличных.
Для того, чтобы сократить количество выездов инкассационной бригады и избежать дополнительных затрат на фондирование, необходимо найти оптимальную дату инкассации для каждого банкомата. Для этого нужно спрогнозировать, сколько наличных будет внесено в ближайшие дни. Произвести расчёты такого масштаба в ручном режиме практически невозможно, поэтому разумным решением для банка будет внедрение системы прогнозирования с элементами машинного обучения.
Прогностический модуль — в нашем случае модуль Forecast, разработанный командой data science Veeroute для банка ТКБ, — был создан на основе исторических данных банка за два года. Модуль принимает на вход информацию о том, в какие дни и в каком объёме вносились наличные, и выдаёт прогноз по каждому терминалу на ближайшие 14 дней.
Временной ряд
100₽ 300₽ 5000₽ 400₽ 100₽ 700₽ 3500₽ 100₽ 300₽ 500₽
Forecast
100₽ 300₽ 5000₽ 400₽ 100₽ 700₽ 3500₽100₽ 300₽ 5000₽Прогноз на 14 дней
N1, N2, N3, N4, N5, N6, N7, N8, N9, N10, N11, N12, N13, N14
Модуль Forecast был установлен внутрь контура заказчика в целях соблюдения безопасности. Информация, которую модуль получает от банка, представлена в обезличенном виде: по каждому терминалу на вход подаётся 14 чисел, при этом модуль также возвращает 14 чисел для каждого терминала — прогноз по каждому дню. Работа с модулем производится через API.Прогностический модуль — в нашем случае модуль Forecast, разработанный командой data science Veeroute для банка ТКБ, — был создан на основе исторических данных банка за два года. Модуль принимает на вход информацию о том, в какие дни и в каком объёме вносились наличные, и выдаёт прогноз по каждому терминалу на ближайшие 14 дней.
Автоматизируйте составление графика инкассации и маршрутизацию.
Точный прогноз — это далеко не всё. Для того, чтобы составить оптимальное расписание работы инкассационных бригад, необходимо учесть множество деталей, влияющих на логику бизнес-процессов и качество маршрутизации. К ним относятся стоимость инкассации, временные окна, графики работы банкоматов и касс, динамические факторы и многое другое. Обработать такой объём информации в уме невозможно, поэтому на помощь банкам приходят автоматизированные системы управления расписанием и инструменты для автоматической маршрутизации.
Модуль Forecast работает в связке с оптимизатором Veeroute. Прогноз внесений наличных по каждому терминалу поступает в оптимизатор вместе с бизнес-информацией: стоимостью инкассации, текущим количеством денег в терминале, графиком обслуживания терминала и т.д. После этого оптимизатор находит точку оптимума: точную дату, когда нужно выполнить инкассацию, и предполагаемый объём наличных, которые предстоит забрать.
Оптимизатор Veeroute позволяет не только составить эффективное расписание для инкассационных бригад, но и с лёгкостью решить задачу маршрутизации даже при большом количестве точек. Так, например, для крупных розничных сетей процесс маршрутизации с помощью Veeroute занимает в районе 2 минут — об этом мы рассказываем в наших кейсах с компаниями «ВсеИнструменты» и «Онлайн Трейд».
При этом автоматическая маршрутизация позволяет существенно увеличить производительность курьеров и выездных сотрудников.
